Projektstart KI‑InnOMATiV

KI‑InnOMATiV ist ein Verbundprojekt zur Entwicklung und Erprobung eines KI‑gestützten Assistenzsystems für inklusives Onboarding in Verwaltungen. Im Mittelpunkt stehen Mixed‑Ability‑Teams, barrierearme Gestaltung, praxistaugliche Integration in bestehende Systeme sowie verantwortungsvolle KI‑Leitplanken zu Datenschutz, IT‑Sicherheit und Transparenz.

Mit KI-InnOMATiV startet ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt, das den Einstieg neuer Mitarbeitender in öffentlichen Verwaltungen erleichtern soll, insbesondere dort, wo Menschen mit unterschiedlichen Unterstützungsbedarfen gemeinsam arbeiten. Zusammen mit Praxispartnern entwickelt das Projekt ein intelligentes Onboarding-Assistenzsystem, das Informationen, Rollen und Arbeitsschritte verständlich bündelt, im Arbeitsalltag situativ unterstützt und so Barrieren abbaut.

Gutes Onboarding bedeutet dabei mehr als nur Fachwissen und Prozesse zu vermitteln. Es geht auch um Orientierung, Sicherheit und gelingende Zusammenarbeit. Neue Mitarbeitende bringen unterschiedliche Vorerfahrungen, Stärken und Lernwege mit. Gleichzeitig prägen Teams, Führung und Ansprechpersonen den Einstieg, durch klare Erwartungen, verlässliche Kommunikation und passende Unterstützung. KI-InnOMATiV setzt deshalb bewusst bei den Bedarfen der Zielgruppen an und entwickelt Lösungen, die nicht nur einzelnen Gruppen helfen, sondern den Einstieg für alle erleichtern, indem sie Verständlichkeit, Struktur und Passung im Arbeitsalltag verbessern.

Öffentliche Verwaltungen stehen bei der Einarbeitung vor einer doppelten Herausforderung: Viele Abläufe sind komplex, Wissen liegt an unterschiedlichen Stellen, und die IT-Landschaft ist oft historisch gewachsen. Gleichzeitig sollen Einarbeitungen barrierearm, zielgruppengerecht und praxistauglich gelingen. KI-InnOMATiV betrachtet Onboarding als durchgängigen Prozess, von der ersten Orientierung über das Lernen am Arbeitsplatz bis hin zur sicheren Durchführung wiederkehrender Aufgaben.

Dazu verbindet das Projekt mehrere technische Bausteine: Eine intelligente Assistenz beantwortet Fragen, führt durch Arbeitsschritte. Zudem wird das System an vorhandene Lern- und Wissensangebote angebunden. Um Unterstützung genau dann zu geben, wenn sie gebraucht wird, werden typische Abläufe in einem konkreten webbasierten Verwaltungssystem analysiert. Auf dieser Grundlage kann das System passende Hinweise direkt im Arbeitskontext anbieten, zum Beispiel als kurze Erklärungen oder Hervorhebungen im Bildschirm.

„Wir wollen Onboarding in Verwaltungen so gestalten, dass es im Arbeitsalltag wirklich hilft: verständlich, barrierearm und anschlussfähig an bestehende Prozesse. KI dient dabei als Assistenz, sie strukturiert Wissen, macht Abläufe nachvollziehbarer und unterstützt Menschen dabei, sicher in neue Aufgaben zu finden.“
Aysegül Dogangün, Projektleitung/Koordination, Hochschule Ruhr West (HRW)

Ein zentrales Qualitätskriterium ist die Barrierefreiheit. Die Oberfläche und die Bedienung des Assistenzsystems werden von Anfang an so entwickelt, dass sie auch bei unterschiedlichen Voraussetzungen gut nutzbar sind. Orientierung geben dabei etablierte Standards. Ob die Lösungen im Alltag wirklich funktionieren, wird in mehreren Entwicklungsrunden gemeinsam mit Nutzenden geprüft und schrittweise verbessert.

Das Projekt verbindet dafür Bedarfserhebung, gemeinsame Gestaltung und technische Entwicklung. In Verwaltungen werden Arbeitskontexte und typische Einstiegswege analysiert, um konkrete Anforderungen abzuleiten. Aufbauend darauf entstehen Prototypen, die in realistischen Situationen erprobt werden. Aus den Ergebnissen werden nicht nur Softwarebausteine entwickelt, sondern auch Materialien, die die Einführung erleichtern, etwa Leitfäden, Schulungen und Formate für den Transfer in andere Bereiche.

„Inklusion zeigt sich nicht in einem Symbol, sondern in der Nutzbarkeit: Wenn unterschiedliche Unterstützungsbedarfe früh im Design berücksichtigt werden, werden digitale Werkzeuge für alle besser. Genau dafür steht unser Co‑Design‑Ansatz.“
Helen Rademakers, Inklusive Beteiligung, PIKSL

Die Lösung soll so entwickelt werden, dass sie sich in unterschiedliche webbasierte Anwendungen der Verwaltung integrieren lässt. Verwaltungen sollen damit nicht von einem einzelnen System abhängig sein, sondern das Assistenzsystem schrittweise in bestehende Arbeitsumgebungen übernehmen können. Damit der Einsatz in der Praxis gelingt, entstehen begleitend leicht nutzbare Materialien, etwa Leitfäden und Schulungen.

Datenschutz und verantwortungsvolle Nutzung werden dabei nicht nachträglich „aufgesetzt“, sondern von Beginn an mitgedacht. Das Projekt erarbeitet ein eigenes Datenschutzkonzept, setzt auf Datensparsamkeit und klare Regeln für den Umgang mit sensiblen Inhalten. Außerdem soll jederzeit nachvollziehbar sein, wann das System eine Empfehlung gibt und wie diese im Arbeitskontext geprüft werden kann.

„Datenschutz, IT‑Sicherheit und Transparenz sind bei KI‑Assistenz nicht ‚nice to have‘, sondern Voraussetzung. Wir helfen, Leitplanken so zu setzen, dass Pilotierungen sicher möglich sind, ohne die Zusammenarbeit auszubremsen.“
Marius Sharma, IT‑Security/Architektur, Adnexxus GmbH

Partner im Konsortium

• Hochschule Ruhr West (HRW): Verbundkoordination, menschzentrierte Technikentwicklung, UX/Accessibility, wissenschaftliche Begleitung.
• Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen (HSPV NRW): Verwaltungskontext, Feldzugang, Transfer in Praxis und Ausbildung.
• Technische Universität Dortmund (TU): Forschung zu Teilhabe/Arbeit, Evaluation inklusiver Wirkungen.
• Technische Hochschule Ostwestfalen‑Lippe (TH OWL): KI-gestützte Informationssysteme, Modellierung, Process Mining, große Sprachmodelle, erklärbare KI.
• fabbrain Software GmbH: Softwareentwicklung und Integration.
• Adnexxus GmbH: Systemarchitektur, Datenschutz/IT‑Sicherheit.

Das Projekt ist auf 36 Monate angelegt und wird im Rahmen von EFRE/JTF‑Programm NRW 2021–2027 | NEXT.IN.NRW gefördert.

Ansprechpartnerin für Rückfragen:
Aysegül Dogangün, Projektleitung/Koordination
E-Mail: mte@hs-ruhrwest.de