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Datum: 04.12.2020, 07:31Uhr

Cisco WebEx Suite Datenverarbeitung

 

Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO


– Datenverarbeitung im Rahmen einer cloudbasierten, funktionsübergreifenden Kommunikations-Plattform (Cisco WebEx Suite) –


Hiermit unterrichten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Datenverarbeitung:

Wir – die Hochschule Ruhr West, Duisburger Straße 100, 45479 Mülheim an der Ruhr – setzen die cloudbasierte, funktionsübergreifende Kommunikations-Plattform Cisco Webex ein. Dabei werden Ihre Anmeldedaten, Video- und Audiodaten, geteilte Dokumente und bei Nutzung der Chatfunktion auch textuelle Informationen verarbeitet. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke der Durchführung von onlinegestützter Lehre sowie zur Nachbereitung der Lehreinheiten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. e DSGVO / Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung der Daten kann auch dazu dienen, die Kommunikations-Plattform Cisco Webex neben der Lehre auch für Forschung und die Verwaltung zur Verfügung stellen zu können. Insoweit erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind, oder ist zur Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme erforderlich. Insoweit dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Weiterhin kann insoweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sein, der die Hochschule Ruhr West unterliegt. Dabei dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Teilweise verarbeiten wir Ihre Daten auch auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Dies geschieht insbesondere dann, wenn die Nutzung des Online-Tools von Ihnen veranlasst wird oder wenn Sie uns freiwillig Daten bekannt geben, welche für die Durchführung des Online-Dienstes nicht erforderlich sind (sog. optionale Angaben).

Bei der Durchführung von Online-Meetings werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Einige der Angaben erfolgen freiwillig, andere sind erforderlich, um an einem „Online-Meeting" teilnehmen zu können.

Umfang der Datenverarbeitung:

Sämtliche Verbindungen werden vom Service Provider erfasst und unterliegen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).

Verbindungsinhalte werden weder abgehört noch aufgezeichnet. Ausgenommen davon ist gewollt aufgezeichnete Kommunikation, die durch den Service Provider bestimmungsgemäß aufgezeichnet und bereitgestellt wird. Die Teilnehmenden sind vor der Aufzeichnung darüber zu informieren und das Einverständnis ist einzuholen.

Angaben zum Benutzer/ zur Benutzerin:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Unternehmensname
  • Organisations-ID
  • Universal Unique Identifier

Außerdem werden folgende Informationen verarbeitet:

  • Gerätname
  • Geo-Lokalisation
  • IP-Adresse
  • User Agent Identifier
  • Betriebssystem und Version
  • Client Version
  • IP Adressen auf dem Netzwerk-Pfad
  • MAC Adresse
  • Zeit-Zone
  • Domänen Name
  • Aktivitäten Logs

Durch die Nutzung des Dienstes werden folgende Meeting Metadaten verarbeitet:

  • Bereich Aktivitäten (Datum, Zeit, Aktivität)
  • Nachrichten (Content, Empfänger, Sender, Datum, Zeit, und Lesebestätigung)
  • Geteilter Content (Dateien, Dateinamen, Größe und Typ)
  • Whiteboard Content
  • Meetings- und Telefonie-Informationen (Titel, Einladungscontent, Teilnehmer, Link, Datum, Zeit, Dauer und Qualitätseinstufung)
  • Presence (Anwender Status)
  • Aufnahmen

Die Aufmerksamkeitsüberwachung („Aufmerksamkeitstracking") ist deaktiviert.

Die genannten Daten werden auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durch uns nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus mit der Kommunikationsplattform,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung der Kommunikationsplattform,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren erforderlichen administrativen Zwecken.

Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:

Ihre bei der Nutzung von „Cisco WebEx Suite" erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der Hochschule Ruhr West weitergegeben:

Empfänger innerhalb der Hochschule Ruhr West:

  • Neben den fachlichen Verantwortlichen haben zudem die den Online-Dienst betreuenden Mitarbeiter/-innen des Dezernats III teilweise Zugriff auf die in diesem Zusammenhang anfallenden personenbezogenen Daten. Insbesondere im Falle von Support-Anfragen kann es erforderlich sein, dass die Kollegen/-innen auf Ihre Daten zugreifen.

Empfänger außerhalb der Hochschule Ruhr West:

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union:

Ein Teil der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung von „Cisco WebEx Suite" erhoben werden, findet außerhalb der Europäischen Union statt. Die Hochschule Ruhr West hat mit der Cisco International Limited einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, entsprechend Art. 28 DSGVO.

Bei der Erbringung des Dienstes setzt "Cisco WebEx Suite" seinerseits Unterauftragnehmer ein. Bei deren Einsatz gilt dasselbe Datenschutzniveau, wie das Cisco International Limited vertraglich vereinbarte und gemäß den Vorschriften der DSGVO verlangte.

Die geeigneten Garantien für die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Art. 46 Abs. 1 DSGVO) sind durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Nutzung der Kommunikationsplattform verarbeitet werden, geben wir im Übrigen nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind oder wir hierzu rechtlich verpflichtet sind.

Aufbewahrung und Löschung der Daten:

Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke und zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

Falls die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und Sie der Datenverarbeitung widersprechen, werden die Daten – sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen – gelöscht.

Ihre Rechte:

Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Hochschule Ruhr West, Dezernat III, Duisburger Straße 100, 45479 Mülheim an der Ruhr.

Datenschutzbeauftragter der Verantwortlichen:

Der für die Hochschule Ruhr West zuständige Datenschutzbeauftragte ist
Lukas R. Urbanowicz
Datenschutzbeauftragter
Duisburger Str. 100, Gebäude 03
45479 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 (0)208 88254-199
Fax: +49 (0)208 88254-239
E-Mail: datenschutz hs-ruhrwest "«@&.de

Ansprechpartner ist das Dezernat III.

Sie können über die Adresse support@hs-ruhrwest.de Kontakt aufnehmen.